Klassenkonferenzen planen

Daten werden geladen...

Anleitung

Beschreibung
Was ist der Konferenzplaner?
Der Konferenzplaner dient zur Planung von Klassenkonferenzen basierend auf den importierten Daten aus der bayerischen ASV oder aus einem Stundenplanprogramm. Im Unterschied zum ASV-Bericht "Klassenkonferenz", bietet der Konferenzplaner eine dynamische, browserbasierte Planung mit direkter Datenbearbeitung.
Muss ich die ASV-Exportdateien vor dem Import bereinigen?
Nein, Sie können die Dateien direkt wie aus der ASV exportiert importieren. Nicht benötigte Zeilen lassen sich nach dem Import in den Tabellen löschen: Setzen Sie einfach den Haken in der Checkbox der betreffenden Zeilen und klicken Sie auf „Ausgewählte löschen“. Beachten sollten Sie insbesondere Fachgruppen die nicht den Wert 1 haben:
  • ILR-Stunden (Integrierte Lehrerreserve) – hier sind Lehrkräfte eingetragen, die meist nicht regulär in der Klasse unterrichten.
  • Unterrichtsdifferenzierungen – diese Zeilen bilden oft keine echten Unterrichtsbeziehungen ab.
So bleiben nur die tatsächlich in der Klasse unterrichtenden Lehrkräfte übrig.
Mit welcher Methode erfolgt die Berechnung?
Die Berechnung erfolgt mit einem Monte-Carlo-Ansatz, der einen randomisierten Greedy-Algorithmus mehrfach ausführt. Mehrere Pläne werden generiert. Der beste wird anhand minimaler Warnungen und geringster Varianz der Anwesenheitsquoten ausgewählt.
Wie erhalte ich ein optimales Ergebnis?
Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, stellen Sie sicher, dass beide Dateien (Unterricht und Klassenleiter) korrekt formatiert und vollständig sind. Wählen Sie realistische Einstellungen wie ausreichende Zeitfenster (max. Slots), eine angemessene maximale Anzahl an Klassen pro Slot und eine passende Mindestanwesenheitsquote. Führen Sie mehrere Versuche durch, indem Sie die Anzahl der Versuche erhöhen, um die beste Planung zu finden.
Warum können nicht alle Klassen verplant werden?
Ursachen können sein:
  • unzureichende Anzahl anwesender Lehrer
  • wenn die Klassenleiterpflicht aktiviert ist und der Klassenleiter nicht verfügbar ist oder nicht in der Klasse unterrichtet
  • zu hohe Mindestanwesenheitsquote
  • zu wenig Zeitslots
Überprüfen Sie die Warnungen im Planungsergebnis, um die genauen Ursachen zu identifizieren.
Was bedeutet „Lehrer nicht anwesend“?
„Lehrer nicht anwesend“ bedeutet, dass ein Lehrer, der für eine Klasse relevant ist (entweder als Klassenleiter oder als Fachlehrer), nicht in der Liste der anwesenden Lehrer ausgewählt wurde. Dies kann passieren, wenn der Lehrer in den Einstellungen (Lehrer-Checkboxen) abgewählt wurde. Sie können die Liste der anwesenden Lehrer anpassen, um sicherzustellen, dass alle benötigten Lehrer verfügbar sind.
Können nach Jahrgangsstufen geordnete Pläne berechnet werden („Eine Klasse pro Jahrgang je Zeitslot“)?
Der Konferenzplaner unterstützt die Option „Eine Klasse pro Jahrgang je Slot“, die sicherstellt, dass in einem Slot nur eine Klasse pro Jahrgangsstufe geplant wird. Aktivieren Sie diese Option in den Planungsoptionen, und geben Sie für Klassen ohne Jahrgang (z. B. Kurse ohne führende Zahl) manuell einen Jahrgang ein. Der Planer berücksichtigt dann diese Beschränkung und verteilt Klassen unterschiedlicher Jahrgänge auf die Slots.
Wie wird die Mindestanwesenheitsquote berechnet?
Die Mindestanwesenheitsquote gibt an, wie viele Lehrer einer Klasse (als Anteil der Gesamtzahl der Lehrer dieser Klasse) mindestens in einer Konferenz anwesend sein müssen. Sie wird als Prozentsatz (z. B. 0,5 für 50 %) in den Planungsoptionen festgelegt. Für jede Klasse wird die Gesamtzahl der Lehrer aus dem Unterricht ermittelt. Die Mindestanwesenheitsquote berechnet die minimale Anzahl an anwesenden Lehrern. Beispiel: Für eine Klasse mit 10 Lehrern und einer Quote von 0,5 müssen mindestens 5 Lehrer anwesend sein.
Wie kann der Konferenzplan manuell bearbeitet werden?
Der Konferenzplan kann manuell bearbeitet werden, nachdem ein Plan erstellt wurde. Sie können Lehrer zwischen den Spalten „Anwesend“ und „Möglich“ verschieben, indem Sie auf die Pfeile (→ oder ←) neben den Lehrern klicken, um sie hinzuzufügen oder zu entfernen. Zudem können Sie Klassen zwischen Slots verschieben, indem Sie das Dropdown-Menü in der Spalte „Slot“ verwenden. Räume können direkt in der Tabelle editiert werden. Beachten Sie, dass Änderungen die Mindestanwesenheitsquote oder die Klassenleiterpflicht beeinflussen können, und Warnungen werden angezeigt, falls Konflikte (z. B. doppelte Lehrer oder Jahrgangsüberschneidungen) auftreten. Nach jeder Änderung wird der Plan automatisch gespeichert.
Welche Exportformate stehen zur Verfügung?
Der Konferenzplaner bietet zwei Exportformate:
  • Konferenzplan (CSV): Enthält für jeden Slot die Klasse, den Raum, den Klassenleiter und die anwesenden Lehrer.
  • Lehrerplan (CSV): Zeigt für jeden Lehrer und Slot die Klassen, an deren Konferenzen der Lehrer teilnimmt.
Beide Exporte sind im CSV-Format verfügbar und können über die Schaltflächen „Klassenplan exportieren“ und „Lehrerplan exportieren“ im Planungstab heruntergeladen werden.
Was bewirkt „Klassen auch bei unterschrittener Quote verplanen“ (Ignore-Quote)?
Diese Option erlaubt es dem Planer, Klassen auch dann in einen Slot zu legen, wenn die Mindestanwesenheitsquote nicht erreicht wird. Der Algorithmus versucht zunächst, alle Klassen quotenkonform zu verplanen. Erst wenn eine Klasse in keinem Slot die Quote erfüllt, wird sie im zweiten Durchgang ohne Quotenzwang platziert. Eine Warnung weist auf solche Fälle hin. Nützlich, wenn einzelne Klassen sehr viele Lehrer haben und die Quote kaum zu erreichen ist.
Was bedeutet „Slots vollpacken erzwingen“?
Ist diese Option aktiviert, versucht der Planer nach der eigentlichen Berechnung, Klassen aus dünn besetzten Slots in vollere zu verschieben, sodass möglichst wenige Slots viele Klassen enthalten (z. B. 5‑5‑5‑3 statt 4‑4‑4‑4). Die Quote wird dabei stets eingehalten. In Kombination mit „Jahrgangsstufen aufteilen“ werden bevorzugt die vorderen Slots gefüllt und der letzte Slot nimmt den Rest auf. Die erreichte Verteilung wird in der Statistik als „Slot-Belegung“ angezeigt.
Wozu dient die Option „Nur anwesende Lehrer für die Quote“?
Normalerweise wird die Mindestanwesenheitsquote auf die Gesamtzahl aller Lehrer einer Klasse angewendet (z. B. 10 Lehrer × 0,5 = 5 benötigte). Ist diese Option aktiviert, wird stattdessen nur die Anzahl der tatsächlich anwesenden Lehrer als Basis verwendet. Sind von 10 Lehrern nur 6 anwesend, beträgt die Mindestanzahl 6 × 0,5 = 3 statt 5. Das erleichtert die Verplanung, wenn viele Lehrer abwesend sind.
Wie lege ich Startzeit, Dauer und Pausen fest?
Unter „Planungsoptionen“ können Sie eine Startzeit (z. B. 13:00 Uhr) und die Dauer pro Konferenz in Minuten eingeben. Die Slots werden dann automatisch mit Uhrzeiten beschriftet (z. B. „13:00–13:20 Uhr“). Mit dem + Pause hinzufügen-Button können Sie nach einem beliebigen Slot eine Pause einfügen (Slot-Auswahl + Dauer). Die Zeitberechnung aller folgenden Slots verschiebt sich entsprechend. Pausen werden in den CSV-Exporten als eigene Zeile ausgewiesen.
Wozu dienen die „Bevorzugten Fächer“?
In der Fächerliste (untere Hälfte des Optionen-Tabs) können Sie bestimmte Fächer auswählen, die bei der Lehrerzuweisung bevorzugt werden sollen. Der Planer versucht dann, Lehrkräfte mit diesen Fächern möglichst vielen Konferenzen zuzuteilen. Die erreichte Abdeckung wird in der Statistik als „Fächertreffer“ in Prozent angezeigt. Dies ist z. B. nützlich, wenn bestimmte Beratungsfachkräfte (Beratungslehrer, Schulpsychologen) an vielen Konferenzen teilnehmen sollen.
Was bedeuten die Warnungen und Tipps im Ergebnis?
Nach der Planung werden Warnungen in einer roten Box aufgelistet. Jede Warnung enthält einen spezifischen Tipp zur Behebung (z. B. „Quote senken“, „Ersatzklassenleiter eintragen“, „mehr Lehrer als anwesend markieren“). Die Tipps helfen, die Ursache gezielt zu beheben. Zeigt die Statistik eine gleichmäßige Slot-Belegung (z. B. 4‑4‑4‑4) trotz aktivierter Packung, erscheint ein zusätzlicher Tipp, die Mindestanwesenheitsquote zu verringern.
Wie werden mehrere Versuche durchgeführt und ausgewählt?
Mit dem Schieberegler „Max. Versuche“ stellen Sie ein, wie viele Monte-Carlo-Durchläufe der Planer ausführt (500–50.000). Jeder Versuch erzeugt einen zufälligen Plan. Der beste wird anhand dieser Kriterien ausgewählt:
  1. Wenigste Warnungen
  2. Höchster Packungs-Score (wenn „Slots vollpacken“ aktiv ist, sonst: höchste min. Quote)
  3. Höchste minimale Anwesenheitsquote
  4. Beste Fächer-Abdeckung
  5. Geringste Quoten-Varianz
Höhere Versuchszahlen erhöhen die Chance auf einen guten Plan, verlängern aber die Rechenzeit.

Daten importieren

Importieren Sie hier den gesamten Unterricht und die Klassenleiter – z. B. die Exportdateien STDPLAN.txt und STDKLAS.txt der ASV. Beide Dateien werden lokal in Ihrem Browser gespeichert und können danach direkt in den Tabellen ergänzt oder korrigiert werden.

Daten zurücksetzen

Entfernt alle importierten Daten, den gespeicherten Plan und das Protokoll aus diesem Browser. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Optionen

  • Wählen Sie die Klassen aus, die für die Planung berücksichtigt werden sollen. Geben Sie für Klassen ohne Jahrgangsstufe (z. B. Kurse) eine manuelle Jahrgangsstufe ein, wenn "Jahrgangsstufen aufteilen" aktiviert ist.
  • Wählen Sie die Lehrer aus, die an den Klassenkonferenzen teilnehmen sollen. Nur ausgewählte Lehrer werden in die Planung einbezogen.
  • Konfigurieren Sie die Planungsoptionen. Wählen Sie bevorzugte Fächer aus, um die Planung zu priorisieren.

Klassen

Lehrer

Planungsoptionen



















Bevorzugte Fächer auswählen

Planung

Erstellen Sie den Plan. Überprüfen Sie die Ergebnisse, verschieben Sie Klassen oder Lehrer bei Bedarf, und exportieren Sie den Plan als CSV.